Datenschutz

Datenschutz ist für uns von höchster Priorität und wir nehmen es sehr ernst, die Informationen die wir von und über unsere Kunden haben zu beschützen.

Im Folgenden erklären wir, wie bei uns mit persönliche Daten umgegangen wird, welche Informationen wir erheben, wie wir Informationen speichern und beschützen.

Persönliche Daten können über diese Webpräsenz an uns übermittelt werden wenn Sie:

1. Ein Besucher unserer Website sind und über Formulare mit uns Kontakt aufnehmen
2. Eine Lizenz / ein Abo der Physiotec Software und / oder des Online Trainingsportals haben
3. Ein Physiotec Heimübungsprogramm verwenden
4. Auf unserer Seite eine Kaufaktivität in unserem Shop durchführen
5. Uns anrufen oder eine E-Mail an unsere Kontaktadresse schicken

In dieser Datenschutzerklärung stellen wir Ihnen für die oben genannten Szenarien umfangreiche Informationen zur Verfügung und beantworten die folgenden Fragen:

• Welche Daten werden bei uns gespeichert?
• Wie werden Daten bei uns erhoben?
• Wie verwenden wir die Daten die wir über Sie erhalten?
• Wie werden Daten bei uns gespeichert?
• Welche Rechte haben Sie?
• Wie können Sie mit uns Kontakt aufnehmen?
• Wie können Sie Kontakt mit den zuständigen Behörden und Einrichtungen aufnehmen?

1. Sie sind ein Besucher unserer Internetseite

In diesem Abschnitt erklären wir welche persönlichen Daten wir erhalten und speichern, wenn Sie über die Kontaktwege auf unserer Internetseite mit uns Kontakt aufnehmen.

Unsere Internetseite stellt nicht nur umfangreiche Informationen zu unseren Produkten und Services zur Verfügung, sie bietet auch die Möglichkeit über verschiedene Wege direkt mit uns in Kontakt zu treten um z.B. Fragen zu beantworten, einen Termin mit einem Kundenberater zu buchen, eine Testlizenz anzufragen oder einen kostenfreien Demozugang.

Generelle Anfragen, Nachrichten und Beschwerden

Wenn Sie uns eine Nachricht senden, egal ob eine generelle Anfrage oder eine Beschwerde, und dabei unsere Kontaktformulare verwenden, bitten wir Sie um verschiedene Kontaktdaten und Informationen. Diese werden benötigt um ihre Anliegen schnellstmöglich und zu Ihrer Zufriedenheit bearbeiten zu können. Es werden die folgenden Angaben angefragt und aufgenommen:

• Vor- und Nachname
• Firmenname, -bezeichnung
• E-Mail Adresse
• Telefonnummer
• Postanschrift
• Land in dem Sie wohnen
• Ihre Nachricht an uns in einem Freitext Feld

Diese Informationen werden in unserem cloud-basierten Kundenmanagement (CRM) System gespeichert, damit wir entsprechend auf Ihre Anfrage antworten können und, falls es sich um umfangreichere Vorgänge handelt, einen Nachrichtenverlauf haben. Alle erhaltenen Informationen werden in unserem System für mindestens 5 Jahre gespeichert.

Bestellung einer kostenfreien Testlizenz oder eines Probeabos

Wenn Sie über die Kontaktmöglichkeiten auf unserer Internetseite eine Testlizenz / ein Probeabo bestellen, bitten wir Sie uns persönlichen Informationen und Kontaktdaten zur Verfügung zu stellen um Ihre Anfrage zufriedenstellend bearbeiten zu können. Es werden die folgenden Informationen abgefragt und gespeichert:

• Vor- und Nachname
• Firmenname, -bezeichnung
• Welchem medizinischen Fachberuf Sie angehören oder ob Sie ein Endverbraucher sind
• E-Mail Adresse
• Telefonnummer
• Postanschrift
• Land in dem Sie wohnen
• Ihre Nachricht an uns in einem Freitext Feld

Die von Ihnen bereitgestellten Informationen werden in unserem cloud-basierten Kundenmanagement System gespeichert, damit wir Sie während der Zeit der Anwendung unserer Software betreuen und beraten können. Alle erhaltenen Informationen werden in unserem System über die Dauer Ihrer Lizenz und / oder für mindestens 5 Jahre gespeichert. Falls Sie sich nach einer Testphase nicht für ein Abo unserer Software entscheiden, werden Ihre Daten für Dokumentationszwecke für 5 Jahre in unserem CRM gespeichert.

2. Sie haben eine Lizenz / ein Abo der Physiotec Software und / oder des online Trainingsportals Trainingsprogramm.Online

In diesem Abschnitt erklären wir, welche personenbezogenen Daten wir erheben, speichern und verarbeiten wenn Sie eine Lizenz / ein Abo der Physiotec Software und / oder des online Trainingsportals Trainingsprogramm.Online haben. Neben den Daten die wir über unsere Kontaktformulare abfragen, erhalten wir durch den persönlichen Kontakt zwischen unseren Kundenberatern und Ihnen, z.B. per Telefon, E-Mail oder Videochat weitere Informationen die in unserem Kundenmanagementsystem dokumentiert werden. Hierzu gehören auch Bankverbindungen, Kreditkartendaten und Bezahlinformationen die wir von Ihnen im Rahmen der Geschäftsbeziehung erhalten.

Folgende Angaben werden von uns erhoben und gespeichert:

• Vor- und Nachname
• Firmenname, -bezeichnung
• E-Mail Adresse
• Telefonnummer
• Postanschrift
• Land in dem Sie wohnen
• Jegliche personenbezogene Informationen die Sie uns in einem Kontaktformular oder eine E-Mail senden oder während eines Beratungsgespräch mit uns teilen
• Zahlungsinformationen wie z.B. Kreditkartennummer, Bankverbindung, Paypal Kontaktdatenpayment information

Falls Sie Ihrer Softwarelizenz weitere Benutzer hinzufügen, von unserem Kundensupport hinzufügen lassen, oder bei uns Testlizenzen für persönliche Kontakte bestellen, speichern wir diese Informationen ebenfalls in unserem Kundenmanagement System. Informationen zu Benutzern die Sie selbstständig zu Ihrer Lizenz hinzufügen sind innerhalb der Benutzeroberfläche auf Vorname, Nachname, E-Mail Adresse, Telefonnummer und Anschrift des Arbeitsplatzes limitiert.

Wir speichern und verarbeiten diese Informationen um unserem Versprechen gerecht zu werden Ihnen und den Mitbenutzern Ihrer Lizenz den bestmöglichen Service bieten zu können. Die erhobenen Informationen werden über die Dauer Ihrer Lizenz / Ihres Abos der Physiotec Software und für mindestens 5 Jahre gespeichert.

3. Sie verwenden eine Physiotec Heimübungsprogramm

Dieser Abschnitt erklärt Ihnen welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten und speichern, wenn Sie ein Physiotec Heimübungsprogramm z.B. von einer Physiotherapeutin erhalten haben und dieses auf einer Instanz des online Trainingsportals Trainingsprogramm.Online aufrufen.

Zunächst möchten wir Sie darauf hinweisen, dass wir als Softwareunternehmen nach der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) als Auftragsverarbeiter (Processor) agieren und im Auftrag unserer Kunden, den Verantwortlichen (Controller). Die Verantwortlichen (Controller) entscheiden welche Daten erhoben und gespeichert werden, während wir als Auftragsverarbeiter die technische Infrastruktur zur Verfügung stellen um Ihre Informationen im Rahmen eines Heimübungsprogramms zu verwenden.

Dabei speichern wir die vom Verantwortlichen erhobenen oder generierten Informationen zu Ihrem Heimübungsprogramm, inklusive der vom Verantwortlichen eingegebenen persönlichen Daten. Bitte wenden Sie sich bei Fragen auch an die Datenschutzbeauftragten bei der Institution die Ihr Heimübungsprogramm mit Hilfe unserer Software bereitstellt (der Lizenzinhaber).

Welche Informationen werden bei uns gespeichert?

Wenn Sie ein Physiotec Heimübungsprogramm von einem Lizenzinhaber verwenden, speichern wir die folgenden persönlichen Informationen:

• Name, E-Mail Adresse und Telefonnummer
• Name und E-Mail Adresse des medizinischen Fachpersonals das Ihr Heimübungsprogramm erstellt hat
• Name, Anschrift und Telefonnummer der medizinischen Einrichtung bei der sich als Klient / Patient registriert sind
• Ihr(e) Heimübungsprogramm(e)
• Feedback welches Sie über das Patientenportal zu Ihrem Heimübungsprogramm gegeben haben (Tracking)
• Alle Informationen die Sie oder das medizinische Fachpersonal über die Upload Funktion im Patientenportal zur Verfügung stellen (z.B. Dokumente, Videos, Fotos)

Die Physiotec Software, die in diese Webseite integriert ist, bietet die Möglichkeit Heimübungsprogramme auch anonymisiert zu erstellen, ohne dass personenbezogene Daten gespeichert werden. Diese Einstellung kann von den Lizenznehmern unserer Software selbst vorgenommen werden. Bitte wenden Sie sich an das medizinischen Fachpersonal (z.B. Ihre Therapeutin) für weitere Informationen hierzu.

Wie erheben wir Ihre Daten?

Unsere Software ermöglicht die digitale Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem medizinischen Fachpersonal (z.B. Ihre Therapeutin) im Rahmen eines individuellen Heimübungsprogramms. Im Rahmen dieser Zusammenarbeit stellen Sie verschiedene personenbezogene Informationen zur Verfügung, wenn:

• Medizinisches Fachpersonal ein Benutzerkonto für Sie in unserer Software erstellt und personenbezogene Daten einträgt
• Sie selbstständig Ihre Benutzerinformationen ändern (z.B. E-Mail Adresse oder Telefonnummer)
• Medizinischen Fachpersonal Dokumente, Photos oder Videos mit personenbezogenen Informationen in unserer Software speichert
• Sie selbstständig Dokumente, Photos oder Videos mit personenbezogenen Informationen in unserer Software speichern

Wie verwenden wir Ihre Informationen?

Wir verwenden die von Ihnen oder von medizinischen Fachpersonal bereitgestellten Informationen, damit wir:

• Ihnen die Verwendung unserer Software ermöglichen können und sie selbst Ihr Benutzerkonto verwalten können
• Ihnen das Tracking / die Verlaufskontrolle Ihres Übungsprogramms ermöglichen können
• Sie und das medizinische Fachpersonal das Sie betreut ein individuelles Heimübungsprogramm erstellen und Fortschritte verfolgen können
• Unseren Service wie vereinbart bereitstellen können und den Versprechen aus unserer Lizenzvereinbarung gerecht werden

Wir werden Ihre Daten nicht anderweitig verwenden.

Wir werden Ihre Daten nicht mit anderen Parteien oder Anbietern teilen oder weiterleiten. Davon ausgenommen sind die folgenden Drittanbieter die wir zur Speicherung unserer Kundeninformationen und für unsere Services beauftragen:

• AWS (Amazon Datencenter)
• Google Cloud (Datencenter)
• Hubspot CRM (Unser Kundenmanagement System)
• Brevo (Unser Kundenmanagement System)
• Patientenverwaltungssoftware die unsere Kunden verwenden und mit denen wir integriert sind

Mit allen genannten Drittanbietern haben wir Vereinbarungen zum gemeinsamen Datenschutz getroffen.

Es besteht die Möglichkeit, dass die medizinische Facheinrichtung die Ihnen ein Heimübungsprogramm zur Verfügung gestellt hat eine Integration zwischen der elektronischen Patientenverwaltung und Physiotec hat. In diesem Fall werden Ihr Name, ggf. Ihre Mobilnummer und Ihre E-Mail Adresse von der Patientenverwaltungssoftware zu Physiotec übertragen. Weiter ist es möglich, dass die in Physiotec erstellten Übungsprogramme in der Patientenverwaltungssoftware gespeichert werden. Bitte wenden Sie sich bei Fragen hierzu auch an der Hersteller der Software die in der medizinischen Facheinrichtung zur Patientenverwaltung verwendet wird.

Wie verarbeiten und speichern wir Ihre Informationen?

Alle personenbezogenen Daten für Benutzer innerhalb Großbritanniens (UK) werden auf Google Cloud Servern in London (England) gespeichert.

Alle personenbezogenen Daten für Benutzer aus Ländern der Europäischen Union und der Schweiz werden auf AWS Servern (ec2, Amazon Web Services) gespeichert.

Alle personenbezogenen Daten für Benutzer in Australien werden auf Google Cloud Servern in Sydney (Australien) gespeichert.

Alle personenbezogenen Daten für Benutzer in Nordamerika werden auf Google Cloud Servern in Council Bluff (Iowa, USA) gespeichert.

Zur Wartung, Anpassung und Erweiterung unserer technischen Infrastruktur in den verschiedenen Ländern können Mitarbeiter von Physiotec in Montreal (Kanada) auf Ihre Daten zugreifen. Alle Mitarbeiter von Physiotec unterliegen einer Schweigepflicht und haben eine Geheimhaltungserklärung unterschrieben.

Physiotec speichert Ihre Daten für die Dauer der Zusammenarbeit mit der medizinischen Facheinrichtung die Ihre Heimübungsprogramme erstellt hat und Ihre Daten in unserer Software eingegeben hat. Nach Ablauf oder Beendigung einer Lizenz werden alle Ihre Daten gelöscht wenn die von unserem Lizenzinhaber gewünscht ist. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten bei unserem Lizenzinhaber verlangen.

4. Sie eine Kaufaktivität über unseren Shop durchführen

Dieser Abschnitt erklärt Ihnen welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten und speichern, wenn Sie eine Kauftaktivität über unseren Shop durchführen.

Zunächst möchten wir Sie darauf hinweisen, dass wir einen reinen Affiliate Shop betreiben. Das bedeutet, dass wir in unserem Shop Produkte empfehlen und Informationen anbieten, die eigentliche Kauf jedoch auf der Internetseite des jeweiligen Herstellers oder Vertriebsunternehmens stattfindet. Es werden von uns keine personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. Wir erhalten für erfolgte Käufe, die auf unsere Empfehlungen stattfinden eine Provision.

5. Sie rufen uns an oder senden uns eine Nachricht

Wenn Sie uns anrufen, eine E-Mail senden oder mittels Kontaktformular mit uns in Kontakt treten, kümmert sich unser Kundenservice um Ihre Anfragen. Je nach Anfrage werden wir Sie bitten uns verschiedene Informationen zur Verfügung zu stellen, die wir benötigen um den Vorgang zu Ihrer Zufriedenheit behandeln und abschließen zu können. Wir werden Sie grundsätzlich um folgende Informationen und ggf. weitere Daten bitten:

• Vor- und Nachname
• Unternehmen für das Sie arbeiten
• E-Mail Adresse
• Telefonnummer
• Land
• Ihre Mitteilung an uns

Alle von Ihnen übermittelten Informationen dienen ausschließlich dazu Ihnen den bestmöglichen Service anbieten zu können. Wir werden Ihre Angaben in unserem cloud-basierten Kundenmanagement System (CRM) speichern und für 1 Jahr behalten. Wenn Sie bereits Kunde bei uns sind speichern wir die übermittelten Angaben über die Dauer Ihres Abos / Ihrer Lizenz.

Wir werden Ihre Daten bei uns geschützt?

Datenschutz wird bei uns groß geschrieben. Wir haben entsprechende technische und administrative Vorkehrungen getroffen um die von Ihnen bereitgestellten Informationen bestmöglich schützen zu können.

Alle Mitarbeiter erhalten regelmäßig Trainings zum Thema Datenschutz und wir haben standardisierte Arbeitsroutinen eingeführt die Datenschutz als oberstes Gebot haben und denen alle Mitarbeiter Folge leisten müssen. Weiterhin verlangen wir von allen Mitarbeitern die Unterzeichnung einer Geheimhaltungserklärung und sie unterliegen einer Schweigepflicht.

Wir speichern alle personenbezogenen Daten auf Servern von vertrauenswürdigen Anbietern (Google, Amazon) in Canada, USA, UK oder der EU und folgen den entsprechenden gesetzlichen Datenschutz Verpflichtungen (DSGVO, PIPEDA, HIPPA, etc.).

Welche Rechte haben Sie?

Wir möchten sicherstellen, dass Sie über Ihre Rechte informiert sind.

In den oben beschriebenen Szenarien B und C, agieren wir als Auftragsverarbeiter Ihrer Daten. Wenn Sie von Ihren im weiteren Verlauf beschriebenen Rechten Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte an die Einrichtung von der Sie ein Heimübungsprogramm und ein Benutzerkonto erhalten haben. Als Verantwortlicher für ihre personenbezogenen Daten sollte diese Einrichtung ihre erste Anlaufstelle sein. Wir werden auf Anfrage und auf Anweisung unserer Kunden unterstützend tätig werden um Ihre Anfragen zufriedenstellend bearbeiten zu können.

In den Szenarien A und D ist Physiotec verantwortliche für die bereitgestellten Informationen und daher die ersten Anlaufstelle für Ihre Anfragen und wenn Sie von Ihren unten beschriebenen Rechten Gebrauch machen wollen. Bitte nehmen Sie mit unserem Kundenservice Kontakt auf.

Sie haben, als Eigentümer ihrer persönlichen Daten, die folgenden Rechte:

Auskunft – Sie haben das Recht von dem Verantwortlichen jederzeit Auskunft über die von Ihnen gespeicherten Daten zu verlangen.

Berichtigung – Sie haben das Recht von dem Verantwortlichen die Berichtigung von Informationen zu verlangen, die Ihrer Meinung nach nicht korrekt sind. Auch haben Sie das Recht die Vervollständigung von Informationen zu verlangen, die Ihrer Meinung nach unvollständig sind.

Löschung – Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen, die Löschung von persönlichen Informationen beim Verantwortlichen zu verlangen.

Beschränkungen – Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen, die Verwendung von persönlichen Daten zu beschränken.

Verarbeitung – Sie haben das Recht, unter bestimmten Vorausetzunge, die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten beim Auftragsverarbeiter zu untersagen.

Übertragung – Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen, die Übertragung Ihrer persönlichen Daten auf eine andere Organisation – oder direkt zu Ihnen – beim Verantwortlichen zu verlangen.

Cookies

Um Ihnen den bestmöglichen Service beim Besuch unserer Website zu ermöglichen und die technisch einwandfreie Funktionalität zu erhalten, verwenden wir Cookies.

Was sind Cookies?

Cookies (engl. „Kekse“ ) sind Daten, die eine Webseite auf Ihrem Computer zwischenspeichert, wenn Sie diese besuchen. Wir verwenden Cookies zu folgenden Zwecken:

• Funktion
• Marketing
• Statistik

Cookies des Zwecks Funktion sind notwendig für die einwandfreie Funktion unserer Website während Ihres Besuchs. Wir werden Cookies des Zwecks Marketing um Ihnen maßgeschneiderte Informationen und Auskünfte geben zu können.Cookies des Zwecks Statistik werden bei uns verwendet um quantitative Informationen über die Verwendung unserer Website und für statistische Zwecke erheben zu können, damit wir die Benutzerfreundlichkeit unserer Website fortwährend verbessern können.

Für Cookies der Zwecke Marketing und Statistik bitten wir sie vor dem Besuch unserer Seiten um Zustimmung der Verwendung. Sie können jederzeit über unser Cookie Managementsystem Ihre Zustimmung zu einzelnen oder allen Cookies dieser Zwecke widerrufen. In unserem Cookie Managementsystem finden sie zudem Informationen über:

• alle Cookies die wir verwenden und ggf. Informationen über die Services die entsprechende Cookies bereitstellen
• welche Cookies Ihre Zustimmung benötigen und wie Sie diese bei Bedarf widerrufen können
• welchen Zwecken die Cookies dienen
• wie lange Cookies gespeichert werden

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie auch in Ihrem Browser entsprechende Einstellungen treffen können um gewisse, oder alle Cookies zu erlauben oder zu verbieten. Wenn Sie alle Cookies ablehnen, auch die des Zwecks Funktion, ist es möglich dass unsere Website nicht reibungslos funktioniert.

Social Media Links, und Links zu anderen Websiten

Wir verwenden Schaltflächen (Buttons) auf unsere Website mit denen Sie sich mit unseren Sozialen Medien verbinden können (LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest). Wenn Sie auf diese Schaltflächen klicken werden Sie auf unsere entsprechenden Seiten bei den Anbietern weitergeleitet. Cookies und der Code für diese Schaltflächen wurde von den Anbietern der Soziale Medien Plattformen entwickelt und es ist möglich dass von diesen Anbietern beim Besuch der Seiten entsprechende Cookies verwendet werden. Für weitere Informationen hierzu verweisen wir auf die Datenschutzbestimmungen der entsprechenden Unternehmen.

Unsere Website kann externe Links enthalten. Diese dienen dem Zwecke der Information. Wir übernehmen keine Haftung für die verlinkten Seiten und haben keinen Einfluss auf deren Inhalte oder Aktualisierungen. Auch haben wir keinen Einfluß auf Datenschutz bei den Unternehmen der verlinkten Seiten. Bitte wenden Sie sich bei Fragen direkt an die Betreiber der verlinkten Seiten und deren Datenschutzerklärungen.

Änderungen

Es ist jederzeit möglich, dass wir Anpassungen an unserer Datenschutzerklärung vornehmen und diese Website aktualisieren. Letzte Aktualisierung am 04.06.2023

Wie können Sie mit uns Kontakt aufnehmen?

Für jegliche Fragen stehen Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den folgenden Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung.

Dr. Clemens W. Janssen
datenschutz[@]tamanilla.de

An welche Behörden kann ich mich bei Fragen und Problemen wenden?

Für Fragen und bei Problemen können Sie sich jederzeit bei Ihren lokalen Behörden informieren. Hierzu gehören beispielsweise der Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, das Office of the Privacy Commissioner (Canada) oder das Information Commissioner’s Office (ICO) in UK.